Pejabat pembuat komitmen mengalami stres adalah sebuah kondisi yang lazim saya jumpai. Banyak orang yang ternyata tidak siap dengan tanggung jawabnya tetapi tetap menerima jabatan ini.
Senior saya mengajarkan saya bahwa setiap uang yang keluar dari kantor adalah tanggung jawab pejabat pembuat komitmen. Setiap rupiah uang yang keluar tersebut haruslah memiliki dasar bukti dan pertanggungjawaban yang baik.
Berapapun jumlah uang yang keluar haruslah memiliki dasar hukum yang jelas.
Menjadi PPK itu selalu ada plus dan minusnya. Tidak ada yang benar-benar baik dari sebuah pangkat dan jabatan PNS.
Ketika menjadi PPK, saya belajar banyak hal baru yang tentunya sangat bermanfaat bagi saya pribadi dalam dunia birokrasi.
Tapi tidak jarang, banyak prasangka negatif yang ditujukan kepada seorang pejabat pembuat komitmen.
Ketika anda bekerja dengan baik, tidak ada reward khusus yang didapatkan karena memang sudah seharusnya PPK bekerja seperti itu.
Ketika mengambil keputusan yang menyebabkan kerugian negara, harus ada tindak lanjut dari tanggung jawab tersebut. Kerugian negara 1 rupiah ataupun 1 milyar memiliki bentuk pertanggungjawaban yang sama di mata hukum
Tidak jarang, PPK diberi label sebagai koruptor bahkan oleh rekan-rekan sejawatnya sendiri. Entah memang karena ia memanfaatkan jabatan untuk keuntungan pribadi atau hanya karena kesalahan-kesalahan yang menyebabkan kerugian negara.
Mengapa pejabat pembuat komitmen stres?
Ada beberapa hal yang menurut saya menjadi penyebab utama kenapa seorang PPK stres dalam menjalankan tugasnya
1.Tidak menyadari tugas dan tanggung jawab PPK
Tugas dan tanggung jawab PPK itu sudah diatur oleh undang-undang. Anda tidak bisa lari dari satupun tanggung jawab tersebut. Anda bisa saja dibantu oleh orang lain untuk mengerjakannya, tapi anda tetaplah orang yang bertanggungjawab penuh terhadap tugas tersebut.
Anda bisa saja membentuk tim teknis pendukung sebagai bentuk dukungan agar tanggung jawab anda menjadi lebih ringan. Tapi anda tidak bisa lepas tangan begitu saja.
Karena itu, baca baik-baik setiap permintaan tagihan yang dihadapkan kepada anda. Jangan hanya sekadar tanda-tangan sana sini tanpa paham apa yang anda setujui.
Beberapa rekan pernah curhat kepada saya bahwa PPK di kantornya hanya main tanda tangan saja tanpa melakukan pemeriksaan terhadap apa yang ia tanda tangani. Akibatnya? Ia stres sendiri saat pemeriksaan nantinya.
2. Menyepelekan tugas dan tanggung jawab
Ada juga PPK yang memahami tanggung jawabnya, tetapi merasa enggan untuk melaksanakannya. Hal ini dikarenakan tingkat kesibukan PPK yang begitu tinggi sehingga ia sendiri kebingungan dalam membagi waktu.
Akibatnya? Ia mulai lalai terhadap beberapa hal yang memang sudah menjadi tugasnya.
Di satu sisi, PPK dituntut untuk memiliki kapasitas yang sangat mumpuni. Hal ini berkaitan dengan pengelolaan keuangan negara yang ujung-ujungnya akan berdampak kepada pelayanan publik. Uang negara harus keluar tepat waktu agar pembangunan bisa berjalanan dengan lancar.
Di sisi lain, PPK harus hati-hati dan teliti agar setiap rupiah yang ia setujui untuk digunakan benar-benar tepat sasaran. Tentunya ini membutuhkan waktu tambahan agar PPK bisa memvalidasi setiap uang negara yang akan keluar.
Jangan remehkan kekurangan satu kwitansi ataupun bukti pengeluaran. Teliti membaca setiap kata demi kata di dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK) ataupun kontrak agar tidak muncul masalah di masa yang akan datang.
Meremehkan hal-hal kecil seperti ini terkadang menjadi hal yang menyebalkan di masa depan nantinya.
3. Terlalu percaya kepada orang
Saya tidak menganjurkan anda untuk selalu curiga lho ya, tapi seorang PPK tidak boleh begitu saja percaya kepada setiap orang.
Setiap ada tagihan permintaan yang harus dibayar, PPK harus memeriksa apakah tagihan ini benar atau tidak. Sudah benarkah rate yang digunakan dalam tagihan ini? Sudah lengkapkah surat dan kuitansinya? Apakah tagihan ini boleh dibebankan menjadi pengeluaran negara?
Jangan hanya karena anda sudah mengenal staf dan rekanan, anda percaya saja dengan setiap tagihan yang diajukan. Pada prinsipnya, semua orang itu baik. Tetapi, sifat aslinya akan kelihatan ketika berurusan dengan uang.
Periksalah setiap tagihan yang diminta kepada anda. Jangan sungkan-sungkan untuk menolak permintan yang memang tidak sesuai dengan aturannya. Lengkapi berkas-berkas pendukung sebelum anda menerbitkan perintah pencairan keuangan.
Lebih baik anda repot di awal daripada repot saat pemeriksaan nantinya.
Memahami tugas terberat dari pejabat pembuat komitmen
Pejabat pembuat komitmen itu adalah tugas tambahan yang jauh lebih berat daripada tugas utama.
Setelah menjadi PPK, saya menyadari bahwa tugas dan tanggung jawab saya sebagai PPK jauh lebih berat daripada sebagai seorang staf. Padahal, dalam Perjanjian Kinerja yang saya tanda tangani setiap tahunnya, tidak ada satupun indikator kinerja yang mengharuskan saya untuk sukses sebagai PPK.
Tapi kenyataannya, hampir keseluruhan waktu efektif kerja saya habiskan dengan tanggung jawab sebagai PPK. Sering kali saya harus pulang terlambat dan lembur hanya untuk memeriksa SPJ atau sekadar mengecek proyek-proyek belanja modal yang sedang saya awasi.
Anda tahu, pekerjaan apa yang paling berat bagi seorang PPK?
Jawabannya adalah MEMBACA!
Seorang PPK adalah dewa serba bisa dan dewa serba tahu bagi rekan-rekannya. Ia harus siap ditanya hal-hal apapun terkait keuangan negara. Ia pun harus mampu mengambil keputusan yang tepat agar setiap rupiah uang negara yang digunakan sesuai peruntukannya.
Maka membaca, adalah sebuah kewajiban bagi seorang PPK. Membaca apapun yang berkaitan dengan keungan negara menjadi hal yang harus dilaksanakan.
Sebagai contoh, salah satu kitab yang sering menjadi patokan adalah Peraturan Menteri Keuangan (PMK) terkait dengan standar biaya masukan. PMK ini memuat berbagai nilai pengeluaran negara yang telah diatur oleh Menteri Keuangan sehingga menjadi pedoman dalam pengelolaan APBN.
Namun sayangnya, dibutuhkan kesabaran dalam membaca PMK yang berjumlah sekitar 130 halaman ini. Ada banyak rate pengeluaran negara yang diatur disini mulai dari perjalanan dinas, penyelenggaran kegiatan paket meeting, honor pembicara, honor satpam, dll.
Anda bisa menggunakan angka-angka di dalam PMK ini untuk menentukan berapa besarnya pengeluaran yang boleh ditanggung oleh negara dalam sebuah aktivitas pemerintahan.
Itu baru satu, belum lagi perpres pengadaan barang dan jasa yang menjadi bacaan wajib, PMK tentang tata cara revisi DIPA, ataupun surat-surat ad-hoc yang dikirim untuk menyesuaikan belanja negara dalam waktu tertentu.
Semua membutuhkan kesabaran dan ketekunan seseorang dalam membaca. Bila anda lebih tekun lagi, ada banyak sekali penjelasan turunan dari pengelolaan keuangan negara yang bisa anda temukan di internet.
Suka atau tidak, membaca adalah sebuah kewajiban bagi seorang Pejabat Pembuat Komitmen. Tanpa membaca, anda akan sulit membuat keputusan yang tepat.
Paksakan diri anda untuk membaca. Jangan pernah mengambil keputusan bila anda sendiri tidak mengetahui dasar hukum dari keputusan yang anda ambil.
Meluangkan sedikit waktu setiap harinya untuk membaca akan sangat membantu anda dalam melaksanakan tugas-tugas sebagai PPK.
Agar pejabat pembuat komitmen tidak stres
Ada beberapa tips yang bisa anda terapkan sebagai pejabat pembuat komitmen agar terhindar dari stres dan kecemasan yang berlebihan.
1. Selalu pertimbangkan aspek pemeriksaan dan hukum
Saat mengambil keputusan, pastikan anda memiliki dasar hukum yang melindungi tindakan anda. Pastikan ada dasar hukum tertulis, bukan hanya sekadar kebiasaan-kebiasaan atau saran dari orang-orang yang mungkin saja tidak lebih paham dari anda.
Senior saya selalu mengajarkan saya untuk selalu mengedepankan aspek pemeriksaan saat menentukan pengeluaran negara. Sebelum menetapkan, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul oleh auditor nantinya.
Kenapa kok uang hariannya segini?
Kenapa kok harga barang ini segini?
Kenapa kok spesifikasinya ini berubah?
Anda harus sering memunculkan pertanyaan-pertanyaan seperti itu untuk membiasakan diri saat proses audit nantinya.
Pastikan anda selalu merujuk pada peraturan pemerintah, surat resmi, ataupun sumber tertulis lainnya yang memiliki dasar hukum dalam mengelola keuangan. Bukan hanya berdasarkan insting dan pengalaman.
2. Bertanya kepada orang yang lebih senior dan ahli
Ingat, PPK dituntut untuk serba bisa. Tapi percayalah, PPK bukan manusia sempurna. Ada banyak hal yang tidak diketahui PPK daripada yang diketahui.
Jangan sungkan untuk bertanya kepada orang-orang yang memang lebih ahli dan berpengalaman dari anda. Bangun hubungan baik dengan banyak orang sehingga anda tidak akan sungkan untuk berkonsultasi nantinya.
Hal yang sering menjadi kekhawatiran banyak orang adalah pembangunan gedung atau konstruksi. PPK yang menjabat bukanlah seorang sarjana teknik sipil ataupun arsitek. Dengan berbekal kemampuan seadanya, maka berjalanlah kontrak pembangunan gedung ini.
Dalam prosesnya, anda bisa saja sering-sering berkonsultasi dengan rekan anda yang memang arsitek atau sarjana teknik sipil. Anda juga bisa meminta bantuan tenaga teknis dari Dinas Pekerjaan Umum untuk membantu mereviu apakah pekerjaan yang anda awasi sudah sesuai dengan kaidah dan aturan pembangunan yang berlaku.
Dengan begitu, anda akan memahami apakah pekerjaan yang anda awasi sudah sesuai dengan kontrak perjanjian atau tidak.
Anda bisa juga berkonsultasi terkait administrasi dengan pihak-pihak seperti inspektorat. Biasanya, inspektorat memiliki banyak sumber hukum yang membantu anda dalam penyelesaian kelengkapan administrasi pekerjaan.
3. Tegas di setiap keputusan
Bila sudah memutuskan, maka anda harus memegang keputusan tersebut. Jangan mudah berubah pendirian. Jika sebuah tagihan boleh dibebankan kepada negara dengan jumlah sekian, maka nilai itulah yang harus anda pegang hingga akhir.
Jangan merubah keputusan anda setelah proses pembayaran selesai. Ini akan menyulitkan anda nantinya, meskipun prosedur ini dimungkinkan oleh peraturan.
Begitu juga dengan pihak ketiga, anda harus tegas dengan perjanjian yang ada di dalam kontrak. Jangan mengubah apalagi mengurangi barang atau jasa yang sudah disepakati, baik itu spesifikasi ataupun volume.
Tidak ada rasa kasihan atau iba dalam pengelolaan keuangan negara. Karena hukum pun tidak mengenal belas kasihan kepada setiap orang.
4. Dahulukan keselamatan anda daripada kepentingan yang lain
Saat menjadi PPK, saya menyadari bahwa yang keselamatan diri adalah hal yang lebih utama daripada penyerapan anggaran, ataupun kesuksesan dari sebuah proyek pembangunan.
Anda boleh saja bersemangat dengan kondisi keuangan dan program-program yang ada. Tapi di balik semua uang itu, ada berkas yang harus anda setujui dan dipertanggungjawabkan nantinya.
Karena itu, pastikan anda mengikuti setiap aturan yang ada. Bila aturan tidak memungkinkan untuk melakukan pencairan keuangan, maka jangan lakukan.
Bila anda dihadapkan dengan kepentingan masyarakat ataupun keselamatan anda sendiri dalam memutuskan sebuah perkara, maka saya sarankan untuk memilih keselamatan anda sendiri.
Jangan biarkan diri anda terjebak dengan pelanggaran hukum hanya karena mengutamakan output pekerjaan yang menurut anda bermanfaat untuk masyarakat. Karena pada dasarnya, masyarakat atau bahkan bos anda sendiri tidak akan membela anda ketika anda menghadapi sebuah masalah.
5. PPK harus turun mengecek kondisi lapangan
PPK tidak hanya sekadar tangan kontrak di atas meja dan menganggap semuanya selesai. PPK juga harus mengendalikan jalannya kontrak serta terus berkoordinasi dengan pihak ketiga ataupun pihak terkait lainnya dalam penyelesain pekerjaan tersebut.
Karena itu, PPK wajib turun ke lapangan mengecek kondisi riil. Tidak hanya sekadar mendengar informasi atau laporan saja.
PPK wajib mengetahui kondisi lapangan dari proyek-proyek fisik yang menjadi tanggung jawabnya. Tidak ada alasan lokasi proyeknya jauh atau tidak ada waktu untuk mampir. Luangkan waktu anda untuk mengecek kondisi proyek agar anda tahu fakta lapangannya seperti apa.
Dalam beberapa kasus, PPK juga harus mengetahui kondisi rate moda transpotasi di dalam kab/kota seperti apa. Jangan hanya sekadar kira-kira. Turunlah dan periksa bagaimana kondisi rate transportasi tersebut untuk memudahkan anda saat validasi perjalanan dinas nantinya.
6. Jangan mengambil keuntungan pribadi
PPK adalah jabatan yang sangat strategis. Dengan kewenangan yang begitu besar, ada banyak hal yang bisa ia lakukan dalam pengelolaan keuangan, termasuk mengeruk keuntungan pribadi dengan cara yang tidak benar.
Salah satu kasus yang sedang aktif diperiksa saat tulisan ini sedang ditulis adalah adanya PPK yang selalu mendapat jatah 3 persen dari setiap proses pengadaan. Maaf, saya tidak berani menyebut nama kementeriannya.
Jangan pernah menyentuh ranah ini sedikitpun apapun bentuknya. Suap, uang terima kasih, uang rokok, uang koordinasi, uang tanda tangan, uang kopi, dll adalah hal yang tidak dibenarkan bagi seorang ASN.
Jujur, saya merasa sangat lucu dengan berbagai istilah uang-uang ini. Tidakkah cukup dengan honor PPK yang diberikan rutin setiap bulan dengan nominal yang menurut saya lumayan besar dan bisa melebihi gaji PNS?
Tindakan seperti inilah yang biasanya menyebabkan sebuah proses pengelolaan keuangan menjadi gagal. Uang yang seharusnya digunakan untuk kegiatan, digunakan untuk hal yang tidak semestinya.
Saat program tidak berjalan karena tidak ada uang, barulah PPK pusing memikirkan bagaimana kegiatan ini tetap bisa dilaksakan.
Jangan menyentuh ranah ini sedikitpun. Tolak saja segala uang-uang yang diberikan kepada anda dari siapapun meskipun ini diberikan dengan ikhlas.
Anda tidak ingin masalah ini muncul di kemudian hari bukan?
7. Tidak usah jadi PPK
Hahaha, ini mungkin saran paling koplak ya. Tapi menurut saya, saran ini adalah saran yang sangat ampuh.
Bila anda memang masih ragu-ragu atau merasa tidak mampu dengan tanggung jawab PPK, ya sudah tidak usah mengambil jabatan ini. Tidak usah repot.
PPK itu hanyalah sekadar tugas tambahan, bukan tugas utama. Tidak akan memengaruhi penilaian kinerja anda. Yang ada, semua orang akan curiga dengan segala tindakan anda entah itu benar atau salah.
Saya sering melihat syarat lelang jabatan sekelas pimpinan tinggi. Tidak satupun dari syarat dari lelang tersebut mewajibkan peserta untuk pernah menjabat sebagai PPK atau sekadar memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa.
Artinya? Tanpa pengalaman sebagai PPK pun, anda tetap bisa berkarir hingga ke level pimpinan tinggi kok.
Tidak perlu pusing dengan pendapat banyak orang. Anda tahu yang terbaik untuk diri anda sendiri. Tenang dan santai mengerjakan tugas anda akan jauh lebih baik daripada pusing mengerjakan hal-hal yang sebenarnya anda sendiri tidak paham.
Penutup
Stres adalah kondisi yang sangat dekat dengan pejabat pembuat komitmen. Entah stres karena kesalahan yang dilakukan, atau karena kekhawatiran berlebihan terhadap hal-hal yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Selain membuat keputusan, anda juga harus bisa mengelola emosi agar tetap waras dengan tumpukan tanggung jawab yang begitu besar.
Artikel ini saya tulis berdasarkan pengalaman dan opini pribadi. Saya tidak bertanggung jawab atas apapun keputusan yang anda ambil. Selamat memutuskan!
Hybrid government employee and internet marketing enthusiast. Blog ini berisi pengalaman-pengalaman saya dalam dunia birokrasi, statistik, internet marketing, bisnis online dan juga hal-hal menarik lainnya.