Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) selalu dihadapkan dengan kondisi yang rumit di akhir tahun. Tumpukan penagihan pembayaran menjadi hal yang harus diselesaikan mengingat batas akhir penggunaan anggaran.
Salah satu tugas utama PPK adalah mengendalikan jalannya kontrak. Ini berarti bahwa PPK harus terlibat dalam keseluruhan pelaksanaan kontrak dari awal hingga akhir.
Berdasarkan pengalaman saya, akhir tahun selalu menjadi momen yang menyebalkan dalam mengelola pengadaan. Berpatokan kepada kontrak saja tidak cukup untuk bisa menyelesaikan tanggung jawab.
Harus ada strategi khusus yang disiapkan agar tugas dan tanggung jawab PPK bisa selesai dengan baik.
Stress rutin di akhir tahun
Ini adalah tradisi rutin di setiap instansi pemerintahan di Indonesia.
Akhir tahun selalu menjadi hal yang sangat hectic bagi para pengelola keuangan. Seluruh tagihan dan pengeluaran negara di tahun tersebut haruslah dipertanggungjawabkan di tahun itu juga.
Akibatnya? Semua orang menagih pembayaran yang katanya memang sudah menjadi haknya, tetapi belum sempat diminta di bulan-bulan sebelumnya.
Tidak hanya pegawai, rekanan pun juga sering menagih pembayaran di akhir tahun.
Jangan heran, KPPN selalu penuh antrian di akhir tahun dikarenakan menumpuknya permintaan di tahun ini.
PPK selalu menjadi orang yang siap sedia untuk mengejar penyerapan anggaran ini. Entah itu disengaja, atau karena tuntutan sistem keuangan.
PPK akan menagih seluruh hal-hal yang harus dibayarkan di tahun itu juga karena berkaitan dengan serapan anggaran. Anda semua mungkin sudah tahu, indikator kinerja dari sebuah instansi adalah persentase serapan anggaran di setiap tahunnya.
Karena itu, terjadilah penyerapan anggaran besar-besaran di akhir tahun. Beban kerja PPK akan jauh lebih besar dari biasanya.
PPK harus memeriksa kontrak, menyetujui pembayaran perjalanan dinas, melunasi honor-honor yang wajib dibayarkan, dan setumpuk persetujuan pembayaran lainnya.
Menyelesaikan tumpukan pekerjaan ini tentunya membutuhkan waktu, kesabaran, ketekunan, dan ketelitian agar semua uang yang keluar tetap sesuai dengan aturan yang berlaku.
Terlebih lagi bila menghadapi kontrak dengan pihak ketiga dengan deadline akhir tahun. Ini bisa membuat seorang PPK menjadi lebih was-was dengan kondisi pencairan keuangan.
Aturan keuangan memastikan bahwa barang dan jasa dibayar 100 persen setelah barang dan jasa diterima dalam kondisi yang baik. Ada tahapan-tahapan yang harus dilalui untuk memastikan agar negara benar-benar tidak rugi dalam proses pengadaan.
Beginilah kondisi keuangan pemerintah di akhir tahun. Selalu heboh, rumit, dan membuat pengelola keuangan menjadi kalang kabut.
Tips menghadapi kondisi akhir tahun
Pengadaan akhir tahun adalah momok yang menurut saya sangat menyebalkan. Sesuai dengan standar akuntansi pemerintah, seluruh pengeluaran di tahun tersebut hanya bisa dibayarkan pada tahun itu juga.
Tapi bagaimana, bila kenyataan pengelolaan keuangan tidak selalu seindah ekspektasi? Berikut saran yang bisa anda terapkan.
1.Minta seluruh perencanaan sebelum kegiatan dimulai
Sebelum melaksanakan kegiatan, pastikan anda sudah meminta seluruh perencanaan setiap program sebelum pelaksanaan dimulai. Dengan adanya perencanaan ini, anda bisa mengatur strategi bagaimana pengelolaan keuangan dalam program tersebut.
Anda juga bisa mendeteksi apakah anggaran yang diajukan sudah sesuai dengan aturannya atau masih ada yang harus diperbaiki.
Anda juga bisa mengatur bagaimana serapan anggaran setiap bulannya sehingga tidak terjadi ledakan penyerapan di akhir tahun seperti yang biasa terjadi.
2.Sampaikan kepada pengelola kegiatan untuk melakukan permintaan uang tepat waktu
Idealnya, uang diminta setiap sebuah kegiatan sudah selesai dilaksanakan, itu pun dengan catatan bahwa bukti-bukti pertanggungjawaban sudah terkumpul dengan lengkap.
Misalkan saja, saat anda selesai melakukan perjalanan dinas. Tentu anda harus mengumpulkan surat tugas, SPD, visum, kuitansi perjalanan, tiket kendaraan, bukti pembayaran hotel, dll.
Tapi nyatanya, mengumpulkan spj ini tidaklah mudah. Ada-ada saja bukti yang ternyata kurang untuk diserahkan kepada PPK. Entah itu misalkan visum, boarding pass yang hilang, dll.
Apapun alasannya, sebagai PPK, anda harus terus mengingatkan rekan yang melakukan kegiatan untuk bisa mengumpulkan seluruh bukti pertangunggjawaban tepat waktu. Bila tidak, cobalah tegas untuk tidak melakukan pembayaran apapun sebelum bukti tersebut lengkap.
Saat menjadi PPK, saya terus berusaha menerapkan hal ini. Saya selalu menyampaikan agar setiap permintaan uang harus langsung ditagih ke PPK segera setelah pelaksanaan kegiatan.
Hasilnya? Ya sama saja. Ada-ada saja seksi yang menagih pembayaran di akhir tahun dengan jumlah yang tidak sedikit hahaha!
Tentu saya tidak menolak hal ini. Tapi paling tidak, cara ini tergolong ampuh untuk meningkatkan pemasukan penagihan permintaan yang lebih cepat.
Mengelola pekerjaan konstruksi di akhir tahun
Pengadaan barang dalam bentuk konstruksi adalah pengadaan yang menurut saya harus disikapi sangat serius bila memiliki batas kontrak akhir tahun.
Hal ini mengingat segala kemungkinan bisa saja terjadi dalam pengadaan konstruksi. Misalkan saja, cuaca yang buruk, bahan material yang habis, hingga tukang pekerja yang tiba-tiba libur tanpa pemberitahuan kepada kontraktor.
Kontrak akhir tahun juga tidak memungkinkan adanya addendum penambahan waktu pekerjaan. Dengan kata lain, pekerjaan harus selesai sesuai dengan batas waktu pelaksanaan apapun kondisinya.
Untuk menyiasati hal ini, ada beberapa hal yang bisa anda pertimbangkan dalam apabila anda ditugaskan sebagai seorang pejabat pembuat komitmen.
1. Perkirakan pekerjaan agar selesai lebih cepat
Jangan pernah berpatokan kepada batas akhir kontrak. JANGAN !
Selalu usahakan agar progress pekerjaan selesai lebih cepat daripada jadwal pelaksanaan. Dengan begitu, anda masih memiliki waktu lebih jika terjadi hal-hal yang bisa mengakibatkan tertundanya pekerjaan.
Kontrak adalah perjanjian utuh yang harus dihormati kedua pihak, baik kontraktor ataupun PPK. Tapi untuk akhir tahun, tekankan kepada kontraktor bahwa sebisa mungkin selesai lebih cepat untuk menghindari prosedur adminstrasi yang rumit.
2. Minta pengawasan yang ketat dari konsultan pengawas
Konsultan pengawas juga merupakan bagian dari pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Karena itu, jangan sungkan meminta saran dan pengawasan ekstra dari mereka agar pekerjaan bisa selesai lebih cepat.
Minta konsultan untuk selalu melakukan opname fisik secara rutin terhadap kualitas pekerjaan. Berbagai saran dan masukan dari konsultan pengawas bisa menjadi pertimbangan bagi anda untuk berkoordinasi dengan kontraktor dalam penyelesaian pekerjaan.
3. Terus berkoordinasi secara intens dengan pihak ketiga
Saya paham, terkadang pihak ketiga memiliki banyak proyek sehingga terkadang kewalahan mengawasi keseluruhan proyeknya secara fokus.
Tapi sebagai PPK, apapun yang terjadi, anda harus terus berkoordinasi untuk mencari strategi penyelesaian pekerjaan. Jangan sungkan untuk bertemu atau menelpon secara terus menerus.
Jangan sungkan untuk terus bertanya kemajuan pekejaan. Bila perlu, berikan penegasan terhadap konsekuensi yang mungkin terjadi bila pekerjaan tidak selesai sesuai dengan batas kontrak.
4. Koordinasi dengan inspektorat
Inspektorat memang tidak terlibat secara langsung dalam pelaksanaan kontrak. Tetapi inspektorat juga merupakan tempat untuk berkoordinasi terkait aturan-aturan dan pencegahan dari berbagai keputusan yang diambil dalam pengadaan.
Sejatinya, inspektorat tidak pernah memberikan saran. Mereka hanya menyodorkan sejumlah aturan yang bisa anda gunakan dan menjadi dasar untuk pengambilan keputusan.
Setidaknya, ini bisa menjadi panduan anda dalam mengambil tindakan dan memperkirakan berbagai kemungkinan.
5. Jangan sungkan memutus kontrak
Bila dalam kondisi yang tidak memungkinkan, jangan penah sungkan untuk memutus kontrak secara sepihak. Keselamatan anda jauh lebih penting daripada hanya sekadar menyelesaikan proyek tersebut.
Jangan memaksakan diri untuk melakukan pencairan 100 persen di saat pekerjaan belum benar-benar selesai 100 persen, terlebih bila tidak ada dasar hukum yang melindungi anda.
Saya paham, tentunya ada dilema tersendiri dalam penyelesaian proyek konstruksi.
Contohnya saja, anda sedang dalam proyek pengaspalan jalan dengan batas kontrak 29 Desember. Sepemahaman saya, aturan keuangan mewajibkan seluruh pencairan keuangan berakhir di tanggal 22 Desember (kurang lebih pada tanggal tersebut).
Setelah mengecek progress kondisi lapangan, jalan yang belum diaspal tinggal 100 meter lagi dan aspal baru akan datang di awal tahun depan dikarenakan keterlambatan pengiriman. Anda juga sudah memastikan kedatangan aspal ini dengan berkoordinasi langsung dengan pihak pengirim aspal tersebut.
Pertanyaan saya, apa keputusan yang anda ambil untuk menyelesaikan proyek ini?
Yang jelas, anda harus menemukan dasar hukum yang memungkinkan penyelesaian proyek ini.
Bila tidak memungkinkan, maka pilihannya tentu mengerucut menjadi 2, melakukan pencairan seolah-olah pekerjaan sudah selesai 100 persen atau memutus kontrak dan membayar kontraktor sesuai dengan prestasi kerja.
Well, jika tidak memungkinkan, saya pribadi lebih memilih memutus kontrak secara sepihak. Aturan pemutusan kontrak diatur dalam Perpres nomor 16 tahun 2018 sedangkan pencairan 100 persen dengan kondisi pekerjaan fiktif jelas melanggar undang-undang.
Pekerjaan yang belum selesai tersebut bisa saja disempurnakan dikemudian hari. Tetapi, konsekuensi hukum yang mungkin terjadi jelas merupakan perkara yang sulit untuk dihindari.
Penutup
Pengadaan akhir tahun bukanlah hal yang mudah. Ada banyak hal yang menjadi pertimbangan dan diputuskan agar seluruh proses pengadaan berjalan sebagaimana mestinya.
Saran saya, perbanyaklah membaca aturan. Dan pastikan diri anda selalu mengikut aturan! Saya berdoa semoga anda para pejabat pembuat komitmen terhindar dari stres akhir tahun.
Artikel ini hanya bersifat opini. Saya tidak bertanggungjawab atas apapun keputusan yang anda ambil. Selamat memutuskan!
Hybrid government employee and internet marketing enthusiast. Blog ini berisi pengalaman-pengalaman saya dalam dunia birokrasi, statistik, internet marketing, bisnis online dan juga hal-hal menarik lainnya.