Perjalanan dinas adalah hal yang menarik dalam dunia pemerintahan. Seorang ASN tidak akan mungkin lepas dari perjalanan dinas ini karena sangat terkait dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sehari-hari.
Sebenarnya, aturan perjalanan dinas ini sudah diatur lengkap dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012.
Tapi, pada artikel kali ini, saya akan tambahkan sudut pandang saya sekaligus berbagi beberapa kasus yang mungkin saja juga terjadi di satuan kerja anda.
Apa Itu Perjalanan Dinas?
Perjalanan dinas merupakan perjalanan pelaksanaan seorang ASN/pegawai lain yang ditetapkan pemerintah dengan tujuan untuk menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya
Banyak dari kita yang menganggap bahwa perjalanan dinas itu adalah ketika kita melakukan perjalanan tugas dan mendapatkan pembiyaan negara. Tentunya, asumsi ini adalah salah besar.
Saat anda pergi keluar dari kantor dengan tujuan tugas tertentu (yang dibuktikan dengan surat tugas) maka anda sebenarnya sudah terhitung sebagai pelaksana perjalanan dinas.
Permasalahannya adalah, apakah setiap perjalanan dinas berhak mendapatkan pembiayaan dari negara?
Ini yang akan kita bahas lebih lanjut dalam artikel ini.
Prinsip Perjalanan Dinas
Ada beberapa prinsip yang harus dipegang dalam pelaksanaan perjalanan dinas.
1. Efektif
Perjalanan dinas PNS haruslah sesuai dengan tujuannya dan memberikan dampak baik secara langsung atau tidak langsung terhadap pelayanan publik.
Iya, saya tahu masih ada temuan-temuan perjalanan dinas yang hanya sekadar pergi lalu kembali tanpa hasil hanya karena ingin mendapatkan penghasilan tambahan. Ngaku aja deh kalian hahaha.
Semoga, kita lebih hati-hati lagi dalam memilih perjalanan dinas yang benar-benar bermanfaat ya.
2. Efisien
Perjalanan dinas PNS juga harus mengutamakan efisiensi terutama dari segi waktu dan biaya. Bila ada transportasi yang lebih murah, kenapa yang lebih mahal? Bila ada hotel yang berkualitas dan terjangkau, mengapa harus menginap di hotel dengan rate maksimal?
3. Mengutamakan sistem at cost
Sejatinya, setiap perjalanan dinas haruslah melampirkan bukti (kecuali untuk uang harian). Untuk pembiayaan transport dan penginapan, sangat disarankan sesuai dengan bukti-bukti yang sah.
Meskipun, peraturan sendiri memungkinkan pembiayaan transport secara lumpsum (jumlah uang yang sudah ditentukan sebelumnya), sistem at cost selalu disarankan oleh banyak auditor keuangan negara.
4. Ketersediaan anggaran
Bila memang anggarannya tidak ada, berarti anda tidak berhak untuk mendapatkan pembiayaan perjalanan dinas sepenting apapun tugas yang anda lakukan. Jadi, anda tidak perlu memaksakan diri ingin melakukan perjalanan dinas bila anggarannya tidak tersedia.
Jenis-Jenis Perjalanan Dinas
Ada beberapa jenis perjalanan dinas yang bisa dilakukan:
1. Perjalanan dinas jabatan; perjalanan dinas yang dilakukan pelaksana yang bisa saja melewati batas kota atau dalam kota
2. Perjalanan dinas pindah; perjalanan dinas yang dilakukan pelaksana yang mendapatkan penugasan atau pemindahan tugas.
Pada artikel ini, saya hanya akan fokus pada perjalanan dinas jabatan karena memang saya baru pernah mengurus perjalanan dinas jenis ini.
Perjalanan dinas jabatan (selanjutnya saya singkat dengan nama perjalanan dinas saja ya) sendiri terdiri atas 2 jenis:
1. Perjalanan dinas lebih dari 8 jam
2. Perjalanan dinas kurang dari 8 jam
Secara kewilayahan, perjalanan dinas ini juga terdiri atas 2 jenis:
1. Perjalanan dinas melewati batas kota
Melewati batas kota ini artinya ketika anda sudah melewati batas wilayah administratif kabupaten/kota.
2. Perjalanan dinas dalam kota
Dalam kota artinya anda bertugas di dalam wilayah administratif di tempat anda bertugas.
Hak Yang Diperoleh Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Apa saja pembiayaan yang bisa diperoleh oleh pelaksana perjalanan dinas?
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan yang sama (yang saya sebutkan di atas), berikut hak yang bisa anda peroleh
a. Uang harian;
Uang haran ini sudah mencakup biaya transport di hari anda bertugas, uang saku, uang makan dan sifatnya lumpsum.
b. Biaya transpor;
Biaya transport merupakan biaya yang digunakan untuk mencapai daerah tujuan tugas anda. Biaya transport ini bisa saja bersifat lumpsum atau at cost.
c. Biaya penginapan;
Biaya penginapan merupakan biaya yang dibayarkan di daerah penginapan bila anda melaksanakan tugas lebih dari 1 hari dan harus menginap di tempat tersebut.
Biaya penginapan ini dibayarkan sesuai bukti/kwitansi yang sah. Bila anda tidak menginap di hotel atau fasilitas akomodasi di daerah tersebut, anda bisa mendapatkan 30 persen per hari menginap sesuai standar biaya masukan yang sudah ditetapkan oleh Kementerian Keuangan.
d. Uang representasi;
Uang representasi merupakan pembiayaan tambahan (seperti uang harian tambahan) yang diberikan bila pelaksana perjalanan dinas merupakan pejabat negara, pejabat eselon I, dan pejabat eselon II.
e. Sewa kendaraan dalam kota (hanya untuk pejabat negara);
Sewa kendaraan merupakan pembiayaan penggunaan sewa kendaraan khusus untuk pejabat negara yang melaksanakan tugas. Kalau anda masih rakyat jelata, jangan coba-coba sewa kendaraan saat bertugas karena tidak akan diganti sedikutpun.
f. Biaya menjemput/mengantar jenazah.
Biaya ini dibebankan bila ada proses pengurusan jenazah baik dari tempat asal maupun tujuan perjalanan dinas.
Secara umum, itu saja yang bisa anda peroleh dalam pembiayaan perjalanan dinas. Anda harus memahami bahwa tidak ada biaya lain-lain seperti biaya tambahan beli oleh-oleh, biaya bayar transportasi online dalam kota, dll.
Bukti-Bukti Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Dari keenam komponen tadi, berikut daftar bukti yang harus anda persiapkan bila melakukan perjalanan dinas
a. Uang harian; tidak ada bukti apapun karena dibayar secara lumpsum. Yang perlu diingat adalah tidak boleh melewati batas SBM
b. Biaya transpor; sesuai dengan nota, kwitansi, boarding pass, tiket, dll yang menyatakan bahwa anda secara sah telah menggunakan moda transportasi tersebut. Ingat, bukti sah menggunakan lho ya, bukan bukti pemesanaan kendaraan.
c. Biaya penginapan; kwitansi penginapan, invoice hotel, dan semacamnya.
d. Uang representasi; tidak ada bukti apapun karena dibayar secara lumpsum. Yang perlu diingat adalah tidak boleh melewati batas SBM.
e. Sewa kendaraan dalam Kota (hanya untuk pejabat negara); kwitansi, nota, invoice, atau bukti pembayaran lain yang sah.
Untuk biaya pengantar/penjemput jenazah, maaf saya belum tahu sama sekali cara mempertanggungjawabkannya karena belum pernah mengurus hal tersebut.
Kelengkapan Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Dalam melaksanakan perjalanan dinas, ada beberapa dokumen yang harus anda lengkapi terlebih dahulu:
1. Surat tugas
Surat tugas merupakan surat perintah tugas yang diberikan oleh pimpinan atau pejabat berwenang dalam memberikan tugas kepada
2. Surat perjalanan dinas
Surat perjalanan dinas (SPD) diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen untuk pelaksana perjalanan dinas yang melebihi waktu 8 jam, baik dalam kota maupun luar kota.
3. Daftar pengeluaran riil
Daftar pengeluaran riil merupakan bentuk pertanggungjawaban atas bukti perjalanan dinas yang tidak bisa atau sangat sulii diperoleh, baik itu biaya transportasi atau penginapan.
4. Daftar rincian pembayaran perjalanan dinas
Daftar pembayaran (biasa disingkat DOP) perjalanan dinas memuat rincian keseluruhan dari pembiayaan perjalanan dinas tersebut mulai dari uang harian, uang transportasi, dan penginapan.
5. Kwitansi pembayaran perjalanan dinas
Kwitansi pembayaran memuat total perhitungan spd rampung yand disetujui oleh PPK, bendahara pengeluaran, dan pelaksana perjalanan dinas.
Contoh Simulasi Perhitungan Perjalanan Dinas PNS
Berikutnya, saya akan coba berikan contoh beberapa simulasi perhitungan perjalanan dinas PNS yang pernah saya lakukan.
Contoh 1. Seorang pejabat eselon III melakukan perjalanan dinas dari Kota Padang Panjang ke Kota Padang selama 3 hari. Maka, perhitungan biaya perjalanan dinasnya adalah sebagai berikut
1. Uang harian selama 3 hari = @Rp. 380.000 x 3 = 1.140.000
2. Biaya penginapan selama 2 hari = @450.000 x 2 = 950.000 (asumsi menginap di hotel seharga 450.000)
3. Biaya transport dari Kota Padang Panjang ke Kota Padang (menggunakan kendaraan umum) = Rp 210.000 x 2 = 420.000 (sesuai dengan SBM)
Total pembiayaan dalam perjalanan dinas ini adalah Rp. 2.460.000 di mana anda tidak perlu mengumpulkan bukti perjalanan apapun.
Biaya transport Padang Panjang – PP bisa anda masukkan ke daftar pengeluaran riil dikarenakan sudah tertuang dalam SBM.
Contoh 2. Seorang staf melakukan perjalanan dinas dari Kota Padang ke Kota Jakarta selama 4 hari, maka perhitungan pembiayaan perjalanan dinasnya adalah sebagai berikut
1. Uang harian selama 4 hari = @Rp. 530.000 x 4 = 2.060.000
2. Biaya penginapan selama 3 hari = @500.000 x 3 = 1.500.000 (asumsi menginap di hotel seharga 500.000)
3. Biaya taksi dari Kota Padang ke Bandara (PP) = Rp 190.000 x 2 = 420.000 (sesuai dengan SBM)
4. Biaya taksi dari Bandara Jakarta ke Kota Jakarta (PP) = Rp 256.000 x 2 = Rp 512.000
Total biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan dalam kasus ini adalah sebesar Rp 4.512.000.
Beberapa Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pelaksanaan Perjalanan Dinas
1. Perjalanan dinas yang kendaraan dinas tidak mendapatkan biaya pengganti transport
Kalau anda sudah mendapatkan kendaraan dinas, baik itu roda dua atau roda empat, dan ada menggunakannya dalam bertugas, maka anda tidak berhak lagi untuk mendapatkan pengganti uang transportasi pada perjalanan dinas tersebut.
Contoh, misalkan anda bertugas untuk melakukan pengumpulan data survei di sebuah lokasi. Anda secara sah menggunakan motor dinas. Karena itu, anda tidak berhak mendapatkan uang pengganti transportasi apapun.
Hal ini dikarenakan biaya transportasi anda sudah tercakup dalam biaya pemeliharaan kendaraan dinas, yang di dalamnya anda bisa minta uang pengganti bensin, servis, dll.
2. Hanya ada 1 pembiyaan perjalanan dinas dalam 1 waktu bersamaan
Bagi anda yang memiliki beberapa tugas dalam satu waktu dengan tujuan tempat yang sama, maka anda hanya berhak mendapatkan 1 kali pembiayaan saja. Anda tidak bisa dibiayai lebih dari sekali hanya karena anda memiliki 2 surat tugas yang berbeda.
Disinilah ketelitian seorang PPK diuji sebelum menerbitkan SPD. Bila ada beberapa tugas di kota yang sama dalam 1 waktu bersamaan, maka hanya bisa dibebankan kepada 1 kegiatan saja, tidak bisa ganda.
3. Perjalanan dinas lebih dari 8 jam memotong uang makan
Bagi anda yang bertanggungjawab dalam pengelolaan absen dan uang makan, jangan lupa bahwa perjalanan dinas lebih dari 8 jam yang mendapatkan uang harian berarti mengurangi jatah uang makan.
Bagi yang hanya mandapatkan uang transport, anda masih berhak atas uang makan anda pada waktu perjalanan dinas tersebut.
4. Hati-hati menggunakan daftar pengeluaran riil
Untuk bukti-bukti yang sulit diperoleh, memang memungkinkan untuk dipertanggungjawabkan dalam daftar pengeluaran riil. Hanya saja, jangan memudahkan pembayaran (terutama) uang transportasi dengan menggunakan ini.
Selalu usahakan siapkan kwitansi bisnis dalam pembayaran apapun yang sulit diperoleh bukti resminya.
Di instansi saya sendiri, yang seringkali menggunakan transportasi laut seperti speedboat atau katinting, ada format surat pernyataan kepemilikan katinting dilengkapi dengan kwitansi bisnis untuk bukti pembayaran yang sah.
6. Efisienkan biaya penginapan
Dalam pelaksanaan perjalanan dinas misalkan ada 2 orang dengan jenis kelamin yang sama, maka dianjurkan untuk menggunakan 1 kamar saja sebagai bentuk efisiensi.
Bahkan, di instansi saya, bila perjalanan dinas dilaksanakan oleh 3 orang dengan jenis kelamin yang sama, maka dianjurkan untuk menggunakan extra bed. Memang agak ekstrim sih, tapi mau bagaimana lagi, hahaha.
Untuk pembiayaannya, cukup dibebankan ke salah satu pelaksana perjalanan dinas saja mengingat bill hotel tidak bisa dipecah karena berkaitan dengan sistem pembayaran pajak yang sudah terhubung secara daring.
Penutup
Perjalanan dinas merupakan proses bisnis yang tidak akan pernah lepas dalam pemerintahan.
Melakukan perhitungan perjalanan dinas dengan hati-hati akan sangat membantu terjadinya temuan bahkan pengembalian saat proses pemeriksaan nantinya.
Catatan: artikel ini sangat subjektif dan bisa saja terdapat kesalahan di dalamnya. Selalu perhatikan Peraturan Menteri Keuangan terkait pelaksanaan perjalanan dinas beserta SBM yang berlaku di tahun tersebut.
Hybrid government employee and internet marketing enthusiast. Blog ini berisi pengalaman-pengalaman saya dalam dunia birokrasi, statistik, internet marketing, bisnis online dan juga hal-hal menarik lainnya.